Estás pensado en organizar una fiesta de cumpleaños y no sabes por dónde iniciar, no te preocupes, sabemos que planear una fiesta de cumpleaños puede ser divertido, pero a la misma vez complicado, especialmente si no tienes experiencia. Por lo que en este artículo queremos brindarte el paso a paso de como planificar una fiesta de cumpleaños perfecta, incluyendo los puntos más importantes para tener en cuenta, garantizando dicha fiesta sea memorable para ti y tus invitados. ¡Empecemos!
Asignar un presupuesto
Uno de los puntos indiscutiblemente más importantes a la hora de organizar una fiesta de cumpleaños es definir un presupuesto, no importa si la celebración será grande o pequeña. Como no sabemos específicamente cómo quieres organizar tu fiesta te daremos unos porcentajes a considerar que te servirán de guía, sin embargo, recuerda que los puedes aumentar o disminuir según se acomode a tu necesidad.
- Lugar de celebración: 20%
- Invitaciones: 3%
- Decoración: 15%
- Comida y bebida: 30%
- Actividades y entretenimiento: 20%
- Recuerdos: 2%
- Imprevistos: 10%
Ahora te daré un ejemplo, si tienes un presupuesto definido de 1000 USD para la celebración con base en el consejo que te di anteriormente lo deberías distribuir de la siguiente manera:
- Lugar de celebración: 200 USD
- Invitaciones: 30 USD
- Decoración: 150 USD
- Comida y bebida: 300 USD
- Actividades y entretenimiento: 200 USD
- Recuerdos: 20 USD
- Imprevistos: 100 USD
Consejos para maximizar el presupuesto
- Priorizar los gastos: Decide qué aspectos de la fiesta son más importantes para el cumpleañero y asigna una mayor parte del presupuesto a estos. Esto te ayudará a realizar recortes en otras áreas si es necesario.
- Ser creativo: La creatividad es esencial a la hora de planificar una fiesta con poco presupuesto. Haz tus propias decoraciones, piensa en juegos caseros para el entretenimiento, y también puedes crear una lista de reproducción divertida relacionad el tema de la fiesta.
- Buscar ofertas: Investiga los descuentos y promociones que puedas encontrar en internet y te sirvan para decorar tu fiesta o lugares de celebración. A veces, reservar con antelación o fuera de temporada puede ahorrarte una cantidad significativa de dinero.
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Elegir una fecha y una hora
Una vez definido el presupuesto, es hora de elegir una fecha y para ello debes tener en cuenta la disponibilidad de tus invitados. Te recomendamos que la celebración se realice los viernes o sábados (incluyendo domingos solamente si el día siguiente es festivo), puesto a que de esta forma los invitados podrán relajarse y disfrutar de la fiesta sin preocuparse por tener que trabajar al día siguiente.
Lugar de la celebración
Seleccionar el lugar es uno de los pasos más complicados, ya que depende de muchos factores que debes considerar. Sugiero que te hagas las siguientes preguntas: ¿qué tan lejos será de la casa de tus invitados?, ¿cuánto tiempo les tomará a tus invitados llegar hasta allá?, ¿tus invitados deben gastar dinero adicional en transporte para llegar (boletos de avión o autobús) ?, ¿cuál clima prefieren tus invitados?, ¿dentro de tu lista de invitados existen muchos niños pequeños?, entre otras.
En segunda instancia, debes decidir si quieres que tu fiesta sea al aire libre o en un salón de eventos, para ello ten en cuenta las condiciones climáticas más recurrentes del lugar y la temporada en la que tienes pensado hacerlo, así evitaras imprevistos durante la celebración (lluvias torrenciales, fuertes vientos, nieve, etc).
Por último, ten presente que debes seleccionar un lugar lo suficientemente grande para que se acomode a la cantidad de invitados que tienes y a las actividades que planeas realizar. Como consejo adicional recuerda no quedarte con la primera opción que tengas, recuerda cotizar en diferentes lugares y elegir el que más se acomode a tu presupuesto o necesidades.
Temática de la fiesta
Si el motivo de tu fiesta de cumpleaños es celebrar unos 15,18 o 50 años, y no quieres complicarte demasiado, podrías empezar considerando los colores favoritos de la persona homenajeada para hacer que brillen en la celebración, la decoración y las invitaciones.
Pero espera que aquí no terminan los consejos. ¡Tu fiesta de cumpleaños debe ser la más cool de todas! y es aquí donde la temática juega un papel importantísimo. Si quieres algo diferente, único, divertido y dinámico puedes elegir alguno de los siguientes temas que te recomendamos:
- Fiestas temáticas de época (70’s, 80’s, 90’s).
- Fiestas de series populares (Game of Thrones, The Walking Dead, etc).
- Fiestas de programas de televisión (Los Simpsons, Futurama, Pokémon, etc).
- Fiestas de películas famosas. (Harry Potter, Shrek, Señor de los anillos, etc).
- Fiestas de bandas musicales (Queen, Guns N’ Roses, Nirvana, etc).
- Fiestas de carnavales o festivales (Tomorrowland, Rio de janeiro, Carnaval de Barranquilla, etc).
- Fiestas de superhéroes (Batman, Superman, Capitán América, etc).
- Fiestas culturales o regionales.
Si sientes que estas ideas no fueron suficientes te sugerimos estos artículos dedicados a ideas para fiestas temáticas:
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Elaborar las invitaciones
Después de tener definido el presupuesto, fecha, lugar y la temática de la fiesta debes realizar las invitaciones. En este punto puedes dejar volar tu imaginacióny combinarla con la temática que elegiste previamente. Recuerda que no es absolutamente necesario que crees una invitación física, estamos en un mundo digital, puedes crearlas y compartirlas virtualmente.
Planear la decoración
Antes de que llegue el día de tu fiesta deber elegir la decoración, dependiendo del lugar, tema y presupuesto. Intenta crear un lugar mágico y especial para el cumpleañero por tu propia cuenta; no obstante, si sientes que no eres la persona más habilidosa para decorar debes recurrir a la ayuda de un familiar que sea muy creativo o creativa, y en última instancia también podrías considerar la ayuda de un profesional en decoraciones, pero recuerda que este último requerirá un gasto adicional.
Elegir la comida y bebida
La alimentación es otro de los aspectos fundamentales en una fiesta. Debes tener en cuenta que dentro de los platos más importantes que puedes ofrecer existen el menú principal, pastel y el postre o los bocadillos. Además, dependiendo del tipo de fiesta que harás puedes incluir o excluir las bebidas alcohólicas, recuerda que el tipo de alimentación que elegirás debe ser del agrado de la mayoría de tus invitados y debe ajustarse perfectamente al contexto.
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Contratar actividades y entretenimiento
Si quieres que tu fiesta de cumpleaños sea genial y que al día siguiente todos comenten maravillas, deberás esforzarte por conseguir un ambiente de entretenimiento que haga feliz a tus invitados.
Los elementos más importantes para el entretenimiento en tu celebración deben ser: música (preferiblemente a través de un DJ experto o un animador), bailes previamente ensayados, proyectar una película con recuerdos importantes, actividades deportivas, actividades temáticas, y cualquier otra actividad que tengas en mente acorde a la edad de tus invitados.
Tener en cuenta los imprevistos
Recuerda que, aunque sigas al pie de la letra todos mis consejos, siempre debes reservar una parte del presupuesto para los imprevistos. Aunque estos son acontecimientos que nunca queremos que pasen, debemos estar preparados para afrontarlos y evitar que el ambiente de la celebración se derrumbe.
Los imprevistos más comunes que suelen ocurrir en las fiestas de cumpleaños son: más invitados de los esperados por lo que faltaría más comida, la torta de cumpleaños podría arruinarse, algún elemento decorativo importante podría romperse, tarifas adicionales por extender el tiempo de la fiesta, alguna persona que contrataste no asistió y está comprometido el ambiente de la celebración, entre otras.
Compartir recuerdos de la fiesta
Por último, los recuerdos son un detalle especial para los invitados, puesto a que pueden conservar un recuerdo de esa fecha especial en sus hogares. Aunque este no es un aspecto fundamental o necesario, te aconsejamos agregarlo siempre y cuando tengas un presupuesto bastante generoso; de no serlo, te aconsejamos destinar el presupuesto de los recuerdos para mejorar la decoración, entretenimiento o la comida.
Para finalizar, con todos estos consejos que leíste tendrás todo lo necesario para organizar una fiesta de cumpleaños memorable. Recuerda que lo principal es disfrutar con personas que sientan amor o cariño por la persona homenajeada, pues de esta manera podrán crear un momento único y especial.
